Cómo transformar un evento físico en uno digital

Aunque la transformación digital de eventos ya inició su curso mucho antes de la pandemia, muchos emprendedores seguían prefiriendo organizar eventos presenciales (algunos lo combinaban con streaming). Y solo un pequeño porcentaje se arriesgaba a lanzar un evento online.

Ambos son una herramienta idónea para hacer networking, captar clientes potenciales y ganar visibilidad. Pero es cierto que el evento digital se ha consolidado como una gran oportunidad porque es más accesible y se puede llegar a un mayor número de personas. Y, por lo tanto, los beneficios son mayores. Así que, ¿por qué no hacer un buen uso de la tecnología para organizar eventos digitales e impulsar tu negocio?

¿Por qué es importante la transformación digital de eventos?

Cuando antes se celebraba un evento presencial, muchas personas que se encontraban en otra ciudad o país no podían asistir a un evento de su interés por la distancia. Tenía que recorrer muchos kilómetros y eso les suponía también un coste elevado.

En cambio, si el evento es digital, esas limitaciones desaparecen por completo. Cualquier persona interesada, de cualquier región o país, puede participar sin la necesidad de desplazarse, gracias a la tecnología y, principalmente, a Internet.

Por otro lado, los eventos pueden ser de entrada gratis, tener un coste simbólico o un precio más elevado, dependiendo del número de ponentes que asistan y los recursos de valor que se compartan. El precio de las entradas también dependerá de tu objetivo, si quieres captar nuevos clientes, fidelizar a los que ya tenías, promocionar un nuevo producto, etc.

Lo que quiero decir con todo esto es que crear eventos digitales te ofrece muchas más ventajas que uno presencial porque obtienes más alcance y, lo que es más importante aún, te ayuda a crear relaciones duraderas a medio y largo plazo con tu audiencia. Y este es el activo más valioso de tu empresa: ¡tus clientes!

¿En qué se caracteriza un evento digital?

Estas son las características potenciales de un evento digital y razones por las que decantarte para hacer eventos en esta modalidad:

• Pueden asistir personas de cualquier parte del planeta.
• No hay ningún límite de asistentes (en uno presencial sí, ya que depende del lugar donde se celebre).
• Menos gastos, te ahorras costes del alquiler del lugar, el catering, alquiler de equipos (proyectores, micrófonos, altavoces…), entre otros.
• La posibilidad de grabar las charlas y ofrecer el replay como regalo.
• No hay límites en cuanto a la creatividad e innovación en los eventos digitales. Puedes ofrecer una mejor experiencia al usuario gamificando tu evento, integrando realidad virtual y, en definitiva, haciendo partícipes a los usuarios, animándoles a interactuar.
• Es medible fácilmente: total de registros, asistentes, engagement en redes, etc.

¿Qué se necesita para convertir un evento físico en un evento online?

He organizado muchos eventos digitales (sí, incluso cuando muy pocos en el mundo online se atrevían) y haciendo un balance desde mi primer evento online hasta el último, me he dado cuenta de lo que me ha funcionado y de lo que no.

Por eso, quiero daros algunos consejos a la hora de digitalizar un evento para que triunfe y no pase al olvido como muchos eventos que se celebran.

1. Elige una plataforma potente para transmitir tus sesiones

Si no tienes mucho presupuesto, puedes utilizar herramientas para transmitir en vivo como YouTube Live o Facebook Live. Pero darás una imagen más seria utilizando softwares más potentes.

Uno que me gusta mucho es WerbinarJam, con este programa puedes crear salas de webinario para las charlas de tu evento; donde los asistentes entrarán con contraseña.

Funciona de forma muy intuitiva, integra chat en vivo y te da la opción de enviar encuestas para hacer más interactivas las sesiones. Además, puedes grabar las sesiones para enviar después el replay.

2. Divide tu evento en diferentes días

Antes de promocionarlo, piensa bien en cuántos días vas a dividir las sesiones y qué horario tendrán los directos.

Importante: no todas las sesiones tienen que ser en directo, puedes organizar una al día. Las charlas de los demás ponentes pueden quedar grabadas.

3. Selecciona a los ponentes con tiempo y acuerda con ellos el tema

Esto parece algo evidente, pero hay mucho trabajo detrás. Elegir a los expertos y temas adecuados será uno de los elementos clave para tener éxito en el evento.

Deja bien atado el tema a tratar, los recursos que van a utilizar (presentaciones, vídeos, materiales…). Organízalo bien en una hoja de cálculo para que no se repitan temas, ser innovadores y creativos, e intentar no aburrir a los asistentes.

4. Apóyate en email marketing antes, durante y después del evento

El email marketing es una de mis herramientas preferidas. Es el canal con el que me comunico con mi audiencia, ya sea para informarles de algo, mostrarles mi agradecimiento por su apoyo incondicional o para transmitirles alguna noticia importante.

Por eso, envío emails a mi base de datos antes del evento para anunciarles la fecha del evento y animarles a que se apunten. Durante el evento, también envío emails para recordarles los directos. Y, por último, después del evento, también puedes enviar otro email de agradecimiento o una encuesta para saber el grado de satisfacción de los asistentes y tener una idea de qué cosas mejorar de cara al futuro.

5. Invierte en publicidad digital para promocionar tu evento

Es fundamental invertir en Facebook e Instagram Ads para tener más alcance y llegar a más personas. Gracias a la segmentación del público podrás llegar a tu cliente ideal y podrás atraerlo a tu evento.

6. Busca influencers que te den visibilidad

Apóyate en influencers de tu sector, pero no elijas solo aquellos que tengan miles de seguidores en Instagram; fíjate también en influencers que estén alineados a los valores de tu marca.

Incluso los mismos ponentes pueden ayudarte a compartir tu evento, realizando sorteos y concursos en sus redes sociales.

7. Haz partícipes a los asistentes

Este último lo he dejado para el final, pero para mí es uno de los más valiosos: hacer sentir a tus asistentes importantes. Sus opiniones cuentan, así que hazles partícipes en todo momento.

Por ejemplo, en las charlas en directo, utiliza el chat para lanzarles preguntas o crea juegos sencillos tipo test para que elijan la respuesta correcta.

La gamificación es otro elemento que puedes aplicar en tus eventos para que tus asistentes se diviertan, interactúen y sean activos. También puedes animarles durante las sesiones en vivo a que compartan fotos o vídeos por stories en Instagram mediante un hashtag elegido previamente, etiquetándote. Una forma de motivarlos es ofrecerles regalos a cambio de esta acción.

¿Estás listo ya para lanzar tu evento digital? ¿Qué acción o estrategia te resulta más difícil de desarrollar?

Fuente: entrepreneur.com