¿Qué, cómo y cuándo delegar?

“Lo primero que un ejecutivo o directivo debe de saber es aprender a diferenciar entre delegar y “aventar” responsabilidades. Para delegar hay que saber hacerlo y para eso, se necesita una estructura, hay que tener un sistema y procesos establecidos, hay que saber que es necesario tener reglas para una buena supervisión”, comenta Adolfo Tuñón, fundador y director de Mesa Consultores.

De acuerdo con el experto,  cuando se delega de manera estructurada, existe una garantía de que sea para beneficio de la empresa, ayudando en el desarrollo del personal, así como en la creación de procedimientos y mejores ejecuciones de los mismos.

Pero… ¿qué, cómo y cuándo hacerlo?

Lo primero que hay qué hacer es saber es cuáles son las tareas que se pueden delegar y cuáles son específicas de los ejecutivos y directivos. Para Adolfo Tuñón, las responsabilidades se dividen en tácticas y estratégicas.

Tareas tácticas: Las tareas tácticas en las organizaciones son clasificadas como aquellas tareas sistematizadas o repetitivas. Aquellas con estructuras ya hechas, pero que necesitan seguimiento.

Tareas estratégicas: Todas aquellas que exijan creatividad e innovación, aquellas que permitirán el desarrollo profesional de la empresa y sus colaboradores.

Un ejemplo fácil para poder diferenciar estas tareas es la relación empresa-clientes: las tareas estratégicas que el ejecutivo no puede delegar es la relación directa con el cliente, aquella que permitiría nuevos alcances en el mercado o entrada de nuevos productos. Las tareas tácticas son los procedimientos de la relación con el cliente: trato, papeleo y registro de resultados.

¿Cuándo hacerlo?

Cuando sea necesario. Las exigencias de una empresa que mantiene proyecciones de crecimiento aumentan de manera significativa. Lo importante es estar conscientes de saber cuándo es que éstas son demasiadas e imposibles de solucionar. Continuando con el ejemplo anterior, un ejecutivo debe saber cuándo es el momento de que sus colaboradores den continuidad a la relación con el cliente; y esto sucede cuando la relación está bien estructurada, cuando se tiene un amplio conocimiento del procedimiento y cuando el contacto se convertirá en esporádico. Es momento de encargarla con un colaborador.

¿Cómo hacerlo?

Con tres pasos específicos: clasificar, delegar y controlar. Es importante que el ejecutivo sepa que una vez que se delegan las tareas no es para que éste se desentienda de ellas, sino para poder operarlas de manera más efectiva, llevando un control específico con los colaboradores.

“Para esto es necesario crear una relación comprometida con el empleado. La comunicación bidireccional es necesaria para que “delegar” se convierta en una táctica exitosa. Es necesario que haya la confianza necesaria entre el empleado y el director para un entendimiento pleno de los objetivos en común que existen en el crecimiento de una empresa”, comenta el experto.

Existen muchos factores que benefician a las empresas una vez que se delega de manera responsable y estructurada, unos de los puntos pueden ser:

• Mayor efectividad en el tiempo invertido.
• Creación de equipos de trabajo.
• Incentiva el talento de los colaboradores
• Mejora la comunicación y confianza en los equipos de trabajo.
• Permite el crecimiento profesional de los colaboradores.
• Motiva el crecimiento de los colaboradores.
• Aumenta el compromiso del personal.

¿Crees que la forma de delegar en tu empresa es la adecuada? ¿Agregarías algunas técnicas para hacerlo?

Fuente: www.altonivel.com.mx / Por: Tatiana Gutiérrez / Twitter: @altonivel