7 pasos para formular objetivos correctamente

Antes de emprender cualquier iniciativa o proyecto, por lo menos, se debe formular un objetivo específico al que se quiere llegar, de lo contrario se estaría caminando sin rumbo y nunca se sabría si el camino que se está transitando es o no el correcto.

Paso 1. Identificación del objetivo a formular

Aunque parece muy elemental, los siguientes aspectos fundamentales en la identificación de objetivos generalmente son descuidados:

• Los objetivos deben ser SMART: específicos, medibles, alcanzables (asignables), relevantes y temporizados
• Deben establecerse positivamente

SMART

El primer aspecto, objetivos SMART, es clave para formular objetivos cuando se está tratando de ejecutar un proyecto. No basta con establecer que se van a generar utilidades con este o aquel desarrollo. Hay que determinar de manera específica el logro que queremos obtener. Por ejemplo, el monto específico de ganancias que se generarán.

También, los objetivos se deben poder medir en términos cuantitativos. Por ejemplo, no resulta suficiente decir que se aumentará la participación en el mercado. Para que el objetivo quede formulado correctamente, hay que establecer en qué proporción aumentará la participación en el mercado y cuáles serán los segmentos que se verán afectados.

De igual manera, los objetivos se deben establecer de tal manera que sepamos que por las características y condiciones del mercado y la empresa, se pueden lograr o alcanzar.

Priorización

Los objetivos pueden tener unas jerarquías o categorías dependiendo de su enfoque. Hay objetivos generales, los cuales afectan a toda la empresa y estarán relacionados con su objeto, visión, misión y actividad económica. Estos objetivos serán muy relevantes, si se relacionan con los temas clave o estratégicos con los que se conseguirán los resultados generales de la empresa. Hay otros más específicos los cuales pueden ser establecidos por áreas y beneficiar solo a una parte de la empresa. Estos objetivos específicos también serán relevantes en la medida que se relacionen con los asuntos más estratégicos de las áreas específicas. Para determinar cuáles temas son los más relevantes, se debe priorizar. Una forma de hacerlo es utilizando el principio de Pareto.

Finalmente, los objetivos deben tener un limite temporal, para que las metas establecidas se puedan alcanzar en unos tiempos máximos determinados. Este término temporal también es necesario para medir el avance en el cumplimiento de los objetivos y los cronogramas establecidos en el plan de acción.

El otro aspecto mencionado en la identificación del objetivo es el enfoque en los hechos que se quiere que ocurran para así, establecerlo de manera positiva. Por ejemplo, “la utilidad de 100 mil dólares en el tercer trimestre permitirá el crecimiento del precio de nuestra acción en un 5%”. Así, se enfatiza en el logro del objetivo.

Tener en cuenta estos elementos SMART hará que los objetivos se puedan formular inteligentemente.

Paso 2. Identificación de los beneficios y los beneficiarios del cumplimiento de los objetivos

Ya identificados los objetivos, se procede a determinar cuáles serán los beneficios que obtendrá la organización, su gente, sus accionistas, sus clientes, sus proveedores y todos los agentes con los que tenga contacto. Al alcanzar metas, se estarán dando pasos hacia un mejor estado, ya sea en el nivel de inventarios, en las ventas anuales, en la reducción de desperdicios en los procesos, etc. Sea cual fuere el ámbito en el que se establezcan las metas siempre habrán beneficios y siempre habrá alguien que obtenga estos beneficios Estos pueden ser generales, pero si son particulares, hay que identificarlos y enlistarlos para poder darlos a conocer, no sólo a quienes se beneficiarán sino a la organización en su conjunto.

Paso 3. Organización temporal

Adelantados los primeros dos pasos se deben fijar límites de tiempo para la consecución de cada objetivo y por lo tanto para su seguimiento. Cuando se establece un determinado lapso de tiempo se está creando sentido de urgencia para realizar las acciones a que haya lugar. Es recomendable en proyectos cortos de máximo 120 días, trabajar sobre una base diaria, mientras que en proyectos de mayor duración la base podría ser semanal o quincenal.

Resulta adecuado elaborar cronogramas que permitan dividir el objetivo en pedazos pequeños que se traduzcan en pasos lógicos a seguir. Así, se cierra la posibilidad de sentir que no se podrá conseguir el objetivo final, ya que se estará trabajando en el día a día por conseguir objetivos más pequeños que sumados, permitirán lograr el más importante. Por ejemplo, si iniciamos un proyecto que busca reducir costos en la planta de producción, su duración es de tres meses y el objetivo es disminuir los costos en 150 millones al cabo de los tres meses, resultará menos agobiador si tratamos de disminuir 50 mensuales, 25 quincenales, 12,5 semanales y 1, 67 diarios.

Paso 4. Identificación de los principales obstáculos para alcanzar los objetivos formulados

Si lo que se quiere es alcanzar metas, entonces hay que saber cuáles son los posibles problemas que se podrán encontrar en el camino hacia su consecución, de otro modo no se podrán realizar planes o adelantar estrategias para resolverlos. Es importante entonces establecer y administrar los riesgos que se pueden presentar, activando acciones procesos y procedimientos habituales que controlen o minimicen la posibilidad de la materialización de un riesgo.

“Cada problema lleva en sí mismo la semilla de su propia solución”
-Stanley Arnold-

Paso 5. Identificación de las habilidades y el conocimiento requerido para alcanzar los objetivos

Ya que se conocen los pasos a seguir y los posibles problemas a enfrentar, hay que determinar qué habilidades y conocimientos habrán de poseer quienes desarrollen el proyecto. El encargado del proyecto no tiene que ser un experto en todas las áreas. Lo que si tiene que tener es la habilidad para encontrar la información que necesita y la capacidad para identificar las habilidades y conocimientos que son requeridos.

Paso 6. Identificación de individuos, grupos, organizaciones y compañías con las cuales trabajar

Si se acude a la gente apropiada se encontrará la solución adecuada. Por ejemplo, si se busca mejorar niveles de producción, seguramente los indicados para adelantar el proyecto sean los trabajadores de la planta. Si se quiere mejorar el nivel de ventas, entonces probablemente el equipo de ventas, la dirección comercial y el departamento de servicio al cliente deban adelantar la tarea. Esto es relevante para el cumplimiento de los objetivos formulados.

Paso 7. Desarrollo del plan de acción basado en los objetivos formulados

Las metas no se conseguirán con el simple hecho de determinarlas específicamente o sabiendo cuáles son las barreras a franquear. Los objetivos formulados y las metas establecidas se alcanzarán si se ejecuta un plan de acción juicioso paralelo a un cronograma. Muchas de las tareas a adelantar deberán fraccionarse en estos siete pasos y se convertirán en pequeños objetivos. La verdad es que el plan de acción es el trabajo diario bajo unas condiciones de planeación previa que contemplen desde las labores a desarrollar, el tiempo que se les dedicará, las personas que las ejecutarán, hasta las contingencias que se puedan presentar y sus posibles soluciones.

La planeación apropiada evita una ejecución deficiente.
Fuente: McCullough, Mamie. Aprenda a decir Yo Puedo: cómo vencer el miedo al fracaso. Editorial Grijalbo, 1991.

Cadiat, Anne-Christine. Steffens, Guillaume. Los criterios SMART: El método para fijar objetivos con éxito. Plurilingua Publishing