Las juntas suelen ser un dolor de cabeza en el lugar de trabajo, donde suelen señalarse como largas, aburridas y poco productivas. Lindsey Pollak, especialista en el ambiente laboral multigeneracional, y particularmente en relación con los Millennials; explica que los nuevos lugares de trabajo necesitan otro acercamiento a la forma en que se realizan las juntas.
Por lo que menciona siete errores comunes y cómo resolverlos.
1) Hacer juntas semanales.
Convoca a una junta cuando sea realmente necesario y no sólo porque es lunes. Cancela las reuniones de trabajo innecesarias y verás que la actitud de los empleados mejora y la productividad de las juntas también.
2) Invitar a todos los involucrados en el proyecto.
Para lograr los objetivos y no desperdiciar el tiempo de los colaboradores, convoca al menor número posible de participantes a la junta.
3) Establecer una agenda extensa.
No todas las juntas deben durar una hora. Enfocarse en algunos puntos concretos mantendrá la reunión dentro de esos temas y durará el tiempo necesario.
4) Esperar a todos los convocados antes de comenzar.
Si comienzas una junta a tiempo, las personas llegarán a tiempo. Si alguien llega tarde, ponlo al tanto después de la reunión para no usar el tiempo de los demás. Si es inevitable que comiences un poco más tarde, agradece a quienes llegaron puntualmente y comunícales cuánto tiempo demorarás aproximadamente, para que puedan emplearlo en revisar mails o ir por un café.
5) Ignorar el uso de smartphones.
Lo expertos en juntas saben que están en control de la reunión. Cuando veas que tu equipo comienza a distraerse, dales un break corto para revisar sus dispositivos o prohíbe que los traigan a la junta. Si acudes como asistente, controla el uso de tu móvil, quien está a cargo siempre notará quién pone atención y quién no, distínguete por ser del primer tipo.
6) Agregar temas sobre la marcha.
Definir una agenda previo a la junta permite que todos tengan la información necesaria y cuál será su rol. Agrega el tiempo que dedicarás a cada tema y apégate a él, si detectas que algún asunto requiere más tiempo, acuerda revisarlo vía mail posteriormente.
7) Terminar la junta sin nada definido.
La reunión de trabajo no debe de concluir sólo con los “siguientes pasos”, sino con un plan concreto de cómo se lograrán esos pasos y quién será el responsable. Asegúrate de que quien tome las notas elabore un plan de acción donde se asignen responsables y fechas.
Fuente: www.mundoejecutivo.com.mx /
Publicado por: TuDecides.com.mx
Edición: Adrián Soltero
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