¿Trabajas mucho y no acabas con tus pendientes? Esto es lo que estás haciendo mal

Desde mi punto de vista, el reto más importante es precisamente lidiar con la capacidad limitada que tiene cualquier persona para atender diferentes frentes al mismo tiempo.

Es muy común encontrarse con emprendedores que tienen una lista de pendientes interminables, trabajan más de 12 horas diarias y que para cuando llega el viernes, sienten que trabajaron bastante, pero al voltear hacia atrás y revisar lo que hicieron se dan cuenta de que no hay avance en temas importantes o estratégicos.

En pocas palabras, los emprendedores se la pasan muy ocupados, pero no avanzan en lo realmente importante. Se vuelven reactivos y no proactivos.

Algo muy parecido le ocurría a Laura O. una gran fotógrafa de Monterrey, uno de mis primeros casos como asesor de Pymes. Laura se quejaba de que le iba bien pero que no generaba suficiente dinero; ella quería que le ayudara a conseguir más clientes.

Cuando empecé a trabajar con ella noté que todo el día andaba como loca, de un lado a otro llena de actividades, incluso trabajando sábados y domingos. Algo no cuadraba: si estás trabajando más de 70 horas a la semana ¿para qué quieres más clientes? “El problema no es cómo conseguir más clientes, el problema es que tú haces todo”, le decía.

Lo primero que se me vino a la mente fue: necesitas contratar más gente, con este apoyo podrás tener más tiempo para atender más clientes, bastante obvio (según yo). A lo que Laura me contestaba “OK, la contrato y ¿con qué le pago? ¿A qué horas la entreno? ¿Y qué pasa si se me va?” Argumentaba que, aunque entrenara un equipo, ella tenía que seguir tomando las fotos, porque la gente iba por ella, y esperaba, que ella fuera la que hiciera el trabajo. Además, aseguraba que ella misma tenía que hacer los retoques en Photoshop “para que las fotos queden como ella quería”.

Como esa idea no iba a “funcionar” empezamos entonces a revisar el tipo de proyectos que hacía y cuanto cobraba por cada uno. Sospechaba que había algunos proyectos más rentables que otros.

Su negocio se dividía en tres principales tipos de servicios:

• Eventos por un precio aproximado de 20,000 pesos
• Sesiones fotográficas en su estudio por 2,500 pesos
• Fotografía de producto (para catálogos o menús) por 15,000 pesos en promedio.

Ambos coincidimos en que el dinero estaba en los eventos, y que si nos enfocábamos en ellos, el negocio cambiaría totalmente.

Sin embargo, decidí escarbar un poco más a fondo y entender cómo realizaba el trabajo y le pedí que midiera el tiempo que le tomaba a ella realizar cada servicio. Esto fue lo que descubrimos:

• Eventos: 26 horas promedio
• Fotografía de estudio: Una hora y media
• Fotografía de producto: Entre 8.5 horas

Con esta nueva información mi percepción acerca del negocio de Laura y de TODOS los negocios que atiendo desde entonces cambió para siempre. Cuando tomamos en cuenta la cantidad de tiempo que toma realizar los diferentes trabajos, obtuvimos como resultado que hacer eventos no era la mejor opción, ERA LA PEOR.

Así quedaban los números de Laura:

Los números no mienten: cuando vimos lo que Laura generaba por hora trabajada el trabajo que menos dinero por hora generaba era el de los eventos, y el que le daba más por hora era el de las fotos de estudio.

Pero no nos quedamos ahí pues algo no me cuadraba, algo estaba mal calculado. Ganar 750 pesos por hora no está nada mal, hacer eventos no estaba tan mal, no era el mejor de los servicios que Laura ofrecía, pero no era despreciable. ¿Cómo entonces es que te la pasas trabajando más de 70 horas a la semana y no estás generando mucho dinero? Si fueran 70 horas a la semana con puros eventos de a 750 pesos por hora, estaríamos hablando de ganancias 52,500 pesos a la semana o más de 200,000 pesos al mes.

-“¿Estás ganando más de 200,000 pesos al mes?”, le preguntaba a Laura.

-“Ni de chiste”, me decía. “A lo mucho gano 70,000 y eso es en un buen mes”

-“¿Pero cómo?¿No me dices que trabajas casi 70 horas a la semana?”

- “Pues sí, eso es lo que trabajo. ¡Me la paso como loca!”

-“70 horas a la semana son como 280 horas al mes de trabajo, Laura. ¿Estás segura?”

-“¡Sí te lo juro!”

-“Si ganaras 70,000 pesos al mes todos los meses y trabajas 280 horas al mes, entonces por hora tu estás generando (70,000/280) 250 pesos por hora”, le dije.

Silencio total.

-“¿Pero cómo? No puede ser, si acabamos de ver que gano más de 700 pesos por hora cómo mínimo en eventos”.

Después de pensarlo por unos minutos me di cuenta de lo que estaba pasando.

- “No Lau, el tiempo que te tardas en sacar los eventos no incluye el tiempo que te tardas en llegar a los eventos, ni el tiempo que te tardas haciendo cotizaciones, ni atendiendo clientes, ni viendo pendientes con proveedores, o el tiempo que te tardas con las idas al banco o con las visitas a otros estudios que realizas para pedir prestado equipo o regresarlo, tampoco incluye el tiempo que te tardas entrenando a tu asistente ni corrigiendo sus errores, y por supuesto no incluye el tiempo que te tardas buscando nuevos clientes. En pocas palabras Laura, haces muchas cosas que no te están generando valor”.

Y lo mismo puede estar pasando contigo.

Es muy probable que te pase lo que le pasaba a Laura, que estés tan atareado apagando fuegos que difícilmente te estés dando el tiempo para lo que es realmente valioso en tu negocio.

Estoy seguro de que ya has escuchado esto antes, y casi pudiera apostar a que crees que esto no te pasa a ti.

Así que te preguntaría:

¿Sabes cuánto vale tu hora?

Haz el ejercicio, toma todo lo que ganas en un mes (sueldo incluido) y divídelo entre la cantidad de horas al mes que le dedicas a ese proyecto, y prepárate para recibir la sorpresa de tu vida.

Seguramente tu indicador no será lo que esperabas, y también es probable que este número te ponga triste. Esto sería lo normal, lo he visto decenas de veces. Nadie sabe cuánto vale en realidad su tiempo y verlo en blanco y negro es un golpe muy fuerte para el emprendedor que sea (todos creemos que ganamos más por hora). La buena noticia es que al menos ahora sabes que estás invirtiendo tiempo valioso en actividades de poco valor.

Mi punto de vista es que la mayor parte de mi tiempo, de tu tiempo, el tiempo del presidente de cualquier compañía o país, está plagado de fuegos, de eventos que quitan tiempo y no generan nada de valor.

Cuando suena el teléfono y es el banco que te quiere ofrecer una tarjeta de crédito, cuando un empleado te busca para que le resuelvas el problema que tiene con el inventario, cuando un chofer falta y te pones a entregar los pedidos, o cuando haces una fila de 2 horas en el banco para hacer los depósitos, etc.

Te diría que dejaras de hacerlas, pero no lo harás porque me dirás “¿Cómo quieres que deje de contestarle a un cliente o que deje de ir al banco a realizar los depósitos o que no le dé consejos a mis empleados?”.

Así que mejor te recomiendo esto:

1. Calcula cuánto ganas por hora hoy. Y descubre cuánto quieres ganar por hora en el futuro (cuánto quieres ganar y cuántas horas quieres trabajar)
2. Haz una lista de todos tus pendientes.
3. A cada pendiente dale un valor y calcula el tiempo que te tomaría resolverlo.
4. Enfócate en los que dan valor. (como: negociar un mejor precio o plazo con un proveedor, tomar un curso en web marketing, o hacer un esquema de cotizaciones que sirva para que cualquiera pueda cotizar y no tengas que hacerlas todas tú).
5. Actividades que no dan valor, pásalas a alguien más (como ir al banco, atender las llamadas de todos los clientes o hacer tu propia contabilidad)
6. Y si no tienes equipo, puede ser que sea momento de contratar a alguien, aunque sea de medio tiempo o un servicio que haga las cosas por ti como enviar tus pedidos por Uber en lugar de irlos a entregar personalmente.

Compara lo que ganas por hora y lo que te costaría un servicio de mensajería, o un chofer (por hora) y verás que es mejor inversión contratar a alguien que hacerlo tú mismo. El objetivo por supuesto no es que gastes más, sino que tengas más tiempo para hacer las cosas que son realmente valiosas.

Para Laura hubiera sido imposible trabajar más de 300 horas, y parecía que esa era la única alternativa. Lo que descubrimos nos permitió no solo generar más dinero, sino que nos ayudó a que Laura dejara de trabajar 12 horas diarias y tuviera una vida más normal. Estoy seguro de que a ti te pasa algo parecido y no lo cambiarás a menos que entiendas que tu tiempo es mucho más valioso de lo que crees y que deberías de enfocarte en las grandes batallas y dejar que tu equipo te ayude con las menos grandes.

Para saber más: Las 23 rutinas poderosas que impulsarán tu productividad
Por eso es que, saber cuánto ganas por hora es el indicador más importante para cualquier emprendedor, es el detonador más fuerte para lograr el crecimiento de tu propio negocio.

Actualmente, Laura es dueña de una agencia de marketing en Monterrey, especializada en la realización de sesiones de fotografía de producto y se ha vuelto una experta en manejar su tiempo y delegar las cosas que no generan tanto valor.

Fuente: entrepreneur.com / Por: Victor Salgado.