Aquí hay 10 sugerencias para aprovechar al máximo estas reuniones:

1. Ten claro lo que quieres lograr.

Es importante saber por qué estás programando una junta. Escribe una lista de metas que quieras cumplir antes de la reunión y preséntala a los asistentes. No abandones el lugar hasta que obtengas las respuestas que buscabas.

2. Desarrolla un plan.

Una vez que decidas lo que debes lograr, crea un plan para comunicar esas metas a tus empleados. Evita usar palabras complicadas cuando trates de explicar ideas nuevas y disponte a contestar cualquier pregunta que surja. Si alguien no entiende lo que dices no pierdas la paciencia. Trata de reformular tu pregunta para que todos estén a bordo.

3. Escribe un resumen de una hoja.

Antes de iniciar, crea una página con todos los puntos importantes que quieras cubrir. Esto permitirá que los trabajadores conozcan los temas a tratar. También ayudará a reducir la ansiedad o miedo entre los asistentes y evitará que haya rumores antes de la junta.

4. Asegúrate de no salirte del tema.

Cuando hay muchos asistentes, puede ser difícil no hablar de otras cosas así que prepárate. Si te das cuenta que no vas a ningún lado o alguien se va por la tangente entonces regresa al argumento relevante que necesita resolverse.

5. Haz las preguntas adecuadas.

Para hacer esto, crea una lista de preguntas que se relacionen con tus preocupaciones laborales. Si haces una pregunta y la otra persona te responde con rodeos asegúrate de clarificar o de obtener la respuesta deseada para resolver los problemas.

6. Motiva la participación.

No dejes que algunas personas tomen el control, en lugar de eso crea una buena atmósfera en la que todos se sientan cómodos expresando sus opiniones.

7. Determina un plazo.

Asegúrate de establecer plazos específicos para que se cumplan los objetivos, de otra forma no van a estar todos en la misma página.

8. No te vayas de la reunión de inmediato.

No sólo termines tu presentación y te vayas. Las probabilidades son que algunos temas necesiten ser más explicados o que alguien no haya entendido la presentación. Sé paciente y asegúrate de que todos conozcan las metas del negocio.

9. Aprende de tus errores.

Mejora las juntas en tu empresa revisando viejas presentaciones. Haz que tu juntas sean más productivas enfocándote en lo que haciste mal la última vez. Otra idea es pedir retroalimentación de la gente que atendió a la junta.

10. Cambia un poco las cosas.

Agrega algo de variedad a tus reuniones y no hagas lo mismo siempre. Esto prevendrá que tus empleados se aburran y motivará la participación.

Fuente: http://www.soyentrepreneur.com / Por Stan Popovich